Taulukkolaskennan katto: Kuinka ESG-konsulttitoimistot skaalautuvat kasvattamatta henkilöstömäärää

Jokaisen uuden asiakkaan ei pitäisi tarkoittaa uutta laskentataulukkoa

Useimmat kestävyyskonsulttiyritykset toimivat samalla mallilla. Uusi asiakas allekirjoittaa sopimuksen, joku kopioi edellisvuoden parhaan työkirjan, mukauttaa välilehdet, lataa uudet päästökertoimet ja alkaa pyytää dataa sähköpostitse. Se toimii. Näin toimitettiin suurin osa ensimmäisistä CSRD- ja VSME-projekteista.

Ongelma on siinä, mitä tapahtuu viidennentoista asiakkaan kohdalla. Jokainen työkirja on etääntynyt mallipohjasta omalla tavallaan. Jokaisella asiakkaalla on oma viestiketjunsa vastaamattomia tietopyyntöjä. Ja ne tunnit, jotka kuluvat tämän kaiken ylläpitoon, ovat tunteja, joista asiakas ei todellisuudessa maksa. Malli ei varsinaisesti kaadu, mutta se lakkaa skaalautumasta – ja katto tulee vastaan pikemmin kuin useimmat toimistot odottavat.

Tämä katto merkitsee nyt enemmän kuin kaksi vuotta sitten, koska ESG-neuvonantotyön markkinat muuttavat muotoaan.

Markkinat siirtyvät kohti useampia ja pienempiä toimeksiantoja

Omnibus I -direktiivi kavensi CSRD-direktiivin soveltamisalaa huomattavasti. Se koskee nyt EU-yrityksiä, joilla on yli 1 000 työntekijää ja joiden liikevaihto on yli 450 miljoonaa euroa. Harvemmat yritykset kuuluvat soveltamisalaan, varmennus pysyy rajoitetulla tasolla, ja useimmat uusista soveltamisalaan kuuluvista yrityksistä laativat ensimmäisen raporttinsa tilikaudelta 2027.

Samaan aikaan pienempien yritysten kestävyystiedon kysyntä ei ole kadonnut. Se on standardisoitunut. Pk-yritysten vapaaehtoinen standardi – VS, aiemmin VSME – on nyt delegoitu asetus, ja tilikaudesta 2027 alkaen arvoketjukatto rajoittaa sitä, mitä CSRD-yritys voi vaatia enintään 1 000 työntekijän toimittajiltaan siihen, mitä kyseinen standardi sisältää. Suurelle joukolle keskisuuria yrityksiä VS:stä on juuri tullut oletusvastaus jokaiseen asiakaskyselyyn.

Konsulttiyritykselle tämä tarkoittaa enemmän asiakkaita pienemmillä ja toistuvammilla toimeksiannoilla: VS-raportti toimittajalle tänä vuonna, kenties laajempi ESRS-laajuus suuremmalle asiakkaalle ensi vuonna. Asiakaskohtainen palkkio pienenee, joten asiakaskohtainen kiinteä työmäärä alkaa ratkaista sen, onko työ ylipäätään kannattavaa.

Mihin tunnit todellisuudessa kuluvat

Jos kysyt kestävyyskonsultilta, mistä heille maksetaan, vastaus on olennaisuuden arviointi, tavoitteiden asettaminen ja strategia. Jos kysyt, mihin heidän viikkonsa kuluu, vastaus on yleensä toinen. Kolme kuluerää selittää suurimman osan tästä erosta.

• Yksi työkirja per asiakas. Räätälöidyt laskurit hajoavat datamäärien kasvaessa, eivätkä kahden asiakkaan tiedostot näytä samalta. Laatu riippuu siitä, kuka taulukon rakensi, ja toisen tekemän työkirjan tarkistaminen vie lähes yhtä kauan kuin sellaisen rakentaminen.
• Datan perään kyseleminen. Laskut, mittarilukemat, henkilöstöluvut ja toimittajien vastaukset saapuvat sähköpostitse, eri muodoissa ja usein myöhässä. Perään kyseleminen on laskuttamatonta, toistuvaa ja mahdotonta delegoida tehokkaasti silloin, kun se on hautautuneena henkilökohtaisiin sähköpostilaatikoihin.
• Auditointiriski. Varmennus koskee CSRD-raportteja, ja yhä useammin myös tietoja pyytävät asiakkaat tarkistavat VS-tiedot. Kopioitu solu tai vanhentunut päästökerroin asiakkaan työkirjassa muuttuu konsultin ongelmaksi, ja laskentataulukko tallentaa harvoin, kuka muutti mitäkin tai miksi.

Yksikään näistä kuluista ei kasva lineaarisesti. Kymmenen asiakasta ei aiheuta kymmenkertaisesti tietojen perään kyselemistä yhteen asiakkaaseen verrattuna. Ne luovat kymmenen erilaista kyselyprosessia, joilla on omat käytäntönsä ja historiansa.

Mikä kuuluu alustalle, ja mikä jää konsultille

Ratkaisu ei ole automatisoida konsulttia ulos toimeksiannosta. Asiakkaat palkkaavat neuvonantajia näiden asiantuntemuksen ja harkintakyvyn vuoksi, eikä ohjelmisto tee olennaisuuspäätöksiä tai puolusta siirtymäsuunnitelmaa hallituksen edessä. Ratkaisu on erottaa työ, joka on samanlaista jokaiselle asiakkaalle, siitä työstä, joka ei ole.

Toistuva osa kuuluu jaettuun järjestelmään – tämän osan Planmark on rakennettu hoitamaan:

• Tiedonkeruu ERP-vienneistä, laskentataulukoista ja laskuista, kohdistettuna oikeisiin raportointivaatimuksiin
• Päästökertoimien yhdistäminen ja Scope 1–3 -laskennat
• Strukturoidut tietopyynnöt asiakkaan tiimeille, toimipisteille ja toimittajille, varustettuna automaattisilla muistutuksilla
• Versiohistoria ja lähdedokumentit jokaiseen lukuun
• Ohjattu kaksoisolennaisuuden arviointi, jossa pisteet, perustelut ja sidosryhmien palaute tallennetaan kootusti
• Raportin tulostus VS- ja ESRS-muotoon samasta datasta

Harkintakykyä vaativa työ jää konsultille. Kaksoisolennaisuuden arviointi on hyvä esimerkki: prosessi pyörii Planmarkissa, mutta konsultti ohjaa sitä – fasilitoiden sidosryhmien osallistumista, haastaen pisteytyksiä ja seisten johtopäätösten takana. Sama koskee tavoitteita ja siirtymäsuunnitelmia, sidosryhmäyhteistyötä sekä itse asiakassuhdetta. Kun toistuva osa hoidetaan kerran ja keskitetysti, myös konsultin metodologiasta tulee uudelleenkäytettävää. Yhdelle asiakkaalle rakennettu olennaisuuskehys tai toimialamalli muodostuu lähtökohdaksi seuraavalle, eikä ole vain tiedosto, joka täytyy etsiä ja mukauttaa.

Tämä muuttaa myös asiakkaan kasvamisen tapaa. Yritys, joka aloittaa VS:stä, ei tarvitse uutta työkalua, uutta työkirjaa tai datasiirtoa silloin, kun se myöhemmin tarvitsee kaksoisolennaisuuden arviointia tai laajempaa ESRS-laajuutta. Sen jo keräämä data siirtyy suoraan eteenpäin.

Kysymyksiä ennen alustan valintaa toimistollesi

Suurin osa ESG-ohjelmistoista on rakennettu yksittäiselle yritykselle, joka raportoi omasta toiminnastaan. Konsulttiyrityksellä on erilaiset vaatimukset, ja niitä kannattaa testata ennen sitoutumista:

• Kilpaileeko ohjelmistotoimittaja kanssasi? Jotkut alustat myyvät konsultointia ohjelmiston ohella. Asiakkaiden, jotka tuot alustalle, tulisi pysyä sinun asiakkainasi.
• Kuka omistaa asiakkaan datan? Vastauksen tulisi olla asiakas, ja sinun pääsysi tulisi sitoa toimeksiantoon siten, että jokainen muutos kirjataan lokiin.
• Voiko myös asiakas työskennellä alustalla? Tehokkain työnjako on usein se, että asiakas syöttää omat Scope 1- ja 2 -tietonsa, kun taas sinä hoidat Scope 3:n ja analyysin.
• Ovatko roolit oikein? Konsultti, asiakkaan omistaja, tiedonsyöttäjä ja tilintarkastaja tarvitsevat erilaisen käyttöoikeustason, ja tilintarkastajan tulisi voida seurata lukua takaisin sen lähteeseen asti pyytämättä sinulta laskentataulukkoa.
• Voitko käyttää omaa metodologiaasi uudelleen? Sinun kehyksesi ja mallisi ovat osa sitä, mikä tekee toimistostasi erottuvan. Ne tulisi voida tallentaa kerran ja käyttää uudelleen, ei rakentaa aina alusta.
• Kattaako se koko polun? VS, CSRD ja ESRS, kaksoisolennaisuus, EU:n taksonomia sekä GHG Protocol -hiilijalanjälkilaskenta samasta datasta, jotta kasvavan asiakkaan ei koskaan tarvitse aloittaa alusta.

Kuinka Planmark toimii konsulttitoimistojen kanssa

Planmark on ESG-alusta, joka on rakennettu kestävyyskonsulttiyritysten ja niiden neuvomien yritysten käyttöön. Sillä ei ole omaa konsultointiliiketoimintaa, joten tuomasi asiakkaat pysyvät sinun ominasi, ja jokainen asiakas omistaa oman datansa. Mitä toimisto saa, on yksi auditointivalmis työtila jokaisen asiakkaan hiilijalanjälkilaskennalle, VS- ja CSRD-raportoinnille, kaksoisolennaisuudelle sekä EU-taksonomiatyölle:

• Yksi alusta VS:stä CSRD:hen. Aloita asiakkaan kanssa VS-raportoinnista ja kasvata se kattamaan CSRD, kaksoisolennaisuus ja EU-taksonomia ilman datasiirtoja tai työkalujen vaihtamista.
• Tekoäly tekee datatyön. Tuo ERP-viennit, laskentataulukot ja laskut; tekoäly kohdistaa ne oikeisiin vaatimuksiin ja merkitsee puutteet. Voit myös kysyä kysymyksiä datastasi selkokielellä Data Explorerin avulla.
• Automatisoidut tietopyynnöt. Lähetä strukturoituja pyyntöjä asiakkaidesi tiimeille, toimipisteille ja toimittajille, ja anna Planmarkin automaation kysellä sen perään, mikä ei ole palautunut.
• Selkeät roolit ja täysi auditointipolku. Konsultin, asiakkaan edustajan, tiedonsyöttäjän ja tilintarkastajan roolit, joissa jokainen datapiste säilyttää lähteensä ja muutoshistoriansa.
• Uudelleenkäytettävä metodologia. Tallenna omat kehyksesi ja toimialamallisi kerran ja käytä niitä uudelleen jokaisen uuden asiakkaan kohdalla.
• Kaksoisolennaisuuden arviointi. Ohjattu arviointi (DMA) kaikkien ESRS-aiheiden osalta: arvoketjun laajuus, sidosryhmien kuulemisloki, IRO-pisteytys (vaikutukset, riskit, mahdollisuudet) perusteluineen sekä valmis olennaisuusmatriisi ja luettelo julkistamisvaatimuksista, dokumentoituna rajoitettua varmennusta varten.
• EU:n taksonomia. Vaiheittainen arviointi tukikelpoisista toiminnoista ja taloustiedoista liikevaihdon, CapEx- ja OpEx-tunnuslukuihin sekä valmis 8 artiklan mukainen julkistamistaulukko kestävyysraporttia varten.
• GHG Protocol -hiilijalanjälkilaskenta. Scope 1, 2 ja 3 -päästöt laskettuna toimintadatasta siten, että päästökertoimet kohdistetaan automaattisesti.

Tulossa on pian kumppanikoontinäyttö (partner dashboard), joka näyttää jokaisen asiakkaan raportointitilanteen, avoimet tietopyynnöt ja määräajat samassa näkymässä.

Aloittaminen vie noin kaksi viikkoa. Kumppanipuhelussa kartoitetaan asiakaskuntasi ja palvelumallisi, perustamme työtilasi ja opastamme tiimisi sen käyttöön. Ensimmäinen asiakkaasi aloittaa olemassa olevista laskentataulukoistaan tiimimme tukiessa projektia. Tästä eteenpäin lisäät asiakkaita ja hyödynnät mallejasi toimiston kasvaessa. Yritykset ympäri Pohjoismaita käyttävät jo Planmarkia raportointiin suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Jos johdat neuvonantopalvelua, lue lisää kumppanimallista, rooleista ja käyttöönotosta Planmark konsulteille -sivultamme.