Kolme kaksoisolennaisuusvirhettä

Kaksoisolennaisuusanalyysin ei tarvitse olla puolen vuoden projekti

Kaksoisolennaisuus on vaihe, joka ratkaisee kaiken myöhemmän. Se määrittää, mistä aiheista raportoidaan, mitä dataa on kerättävä ja kuinka raskaaksi loppu raportointisyklistä muodostuu. Hyvin tehtynä se kaventaa laajuutta. Huonosti tehtynä se laajentaa sitä, ja kustannus näkyy vasta kuukausia myöhemmin, kun tiimi kerää dataa aiheista, jotka eivät koskaan olleet olennaisia.

Analyysi ei ole käsitteellisesti vaikea. Organisaatio tarkastelee kestävyysaiheitaan kahdesta suunnasta: millainen vaikutus liiketoiminnalla on ihmisiin ja ympäristöön, ja millainen vaikutus samoilla aiheilla on yrityksen taloudelliseen asemaan. Kummastakin suunnasta merkittävä aihe on olennainen ja se on raportoitava.

Vaikeus ei juuri koskaan ole käsitteessä. Se on tavassa, jolla prosessi ajetaan. Kolme virhettä selittää valtaosan hukatusta työstä.

Virhe yksi: analyysi tehdään työpajana eikä dokumentaationa

Moni analyysi ajetaan työpajasarjana. Sidosryhmiä kuullaan, aiheista keskustellaan, matriisi syntyy ja johtopäätökset kirjataan diaesitykseen, josta tulee viiteaineisto.

Harkinta prosessissa on usein pätevää. Ongelma on siinä, mikä siitä jää jäljelle. Kun tilintarkastaja kysyy puolentoista vuoden päästä, miksi aihe pisteytettiin kuten pisteytettiin, keitä kuultiin ja mihin näyttöön kynnysarvo perustui, diaesitys ei vastaa kysymykseen. Perustelu oli olemassa huoneessa ja poistui sieltä ihmisten mukana.

Kaksoisolennaisuusanalyysi ei ole johtopäätös. Se on dokumentaatio: aiheet, pisteet, kunkin pisteen peruste, kuka antoi panoksensa ja milloin. Jos tätä ei kirjata analyysin aikana, se joudutaan rakentamaan jälkikäteen muistin varassa, hitaasti ja epäuskottavasti.

Virhe kaksi: kaikkia aiheita arvioidaan yhtä syvästi

ESRS:n aihelista on pitkä, ja luontainen vaisto on antaa jokaiselle kohdalle yhtä paljon huomiota. Tämä on ensimmäisen analyysin selvästi suurin ajansyöppö.

Suhteutettu analyysi etenee nopeasti aiheiden yli, jotka ovat ilmiselvästi epäolennaisia, kirjaa lyhyesti miksi ne rajattiin pois, ja säästää todellisen analyyttisen työn niihin harvoihin aiheisiin, joissa vastaus ei aidosti ole itsestään selvä. Logistiikkayritys ei tarvitse kolmea työpajaa päätyäkseen siihen, ettei sen vedenkulutus ole olennaista. Se tarvitsee kunnollisen työn kuljetuspäästöihinsä ja henkilöstöönsä.

Aiheen rajaaminen pois vaatii silti kirjallisen perustelun. Mutta perustelu on kappale tekstiä, ei projekti.

Virhe kolme: analyysi irrotetaan tiedonkeruusta

Tämä on se kallis. Analyysin tekee yksi joukko, usein ulkopuolisella tuella, ja se luovutetaan valmiina dokumenttina. Tiedonkeruu pystytetään sen jälkeen erikseen, toisen joukon toimesta, tuon dokumentin pohjalta.

Kustannus syntyy käännösvaiheessa. Jonkun on luettava analyysi, pääteltävä mitkä tietovaatimukset seuraavat kustakin olennaisesta aiheesta ja rakennettava keruusuunnitelma tyhjästä. Aiheita jää huomaamatta. Dataa kerätään aiheista, jotka rajattiin pois. Ja kun analyysi päivitetään seuraavana vuonna, mikään tuosta kytkentätyöstä ei siirry mukana.

Kun analyysi ja keruusuunnitelma elävät samassa järjestelmässä, olennaiset aiheet tuottavat tietovaatimukset suoraan, ja ensi vuoden tarkistus alkaa viime vuoden perusteluista eikä tyhjältä sivulta.

Miltä suhteutettu prosessi näyttää

• Pisteytä määriteltyä kynnystä vasten. Päätä mikä on olennaista ennen pisteytystä, älä tulosten näkemisen jälkeen.
• Kirjaa peruste pisteen yhteyteen. Lause tai kaksi aihetta kohden, kirjattuna silloin kun päätös tehdään.
• Tallenna sidosryhmien kuuleminen näyttönä. Keitä kuultiin, missä muodossa ja mitä he sanoivat.
• Anna olennaisten aiheiden ohjata keruusuunnitelmaa sen sijaan että se johdettaisiin käsin uudelleen.
• Käsittele analyysia elävänä. Ensi vuosi on katsaus muutoksiin, ei uusi alku.

Näin hoidettuna kaksoisolennaisuusanalyysi lakkaa olemasta raportointisyklin kallein vaihe ja alkaa tehdä sitä, mihin se on suunniteltu: vähentää sen jälkeen tulevaa työtä.

Planmarkissa analyysi tehdään rakenteisena datana dokumentin sijaan. Pisteet, perustelut ja sidosryhmäpanos kirjataan paikan päälle, ja syntyvät olennaiset aiheet ohjaavat suoraan tiedonkeruusuunnitelmaa.