VSME-selviytymisopas

Kun suurin asiakkaasi kysyy Scope 3 -lukuja

Useimmille pk-toimittajille ensimmäinen todellinen kestävyysraportoinnin takaraja ei tule viranomaiselta. Se tulee tarjouspyynnön liitteenä. Pitkäaikainen asiakas lähettää toimittaja-arvioinnin, ja sivulla kolme kysytään energiankulutusta, päästölukuja ja politiikkadokumenttia. Vastausaikaa on kaksi viikkoa.

Tämä on se käytännön muoto, jonka CSRD on saanut yrityksille, jotka eivät itse ole sääntelyn piirissä. Velvoite kuuluu suurelle konsernille, mutta tietopyyntö laskeutuu sen toimittajille.

Tarjouskilpailusta on tullut raportoinnin takaraja

CSRD:n piirissä raportoivien konsernien on laskettava Scope 3 -päästönsä, ja useimmilla niistä arvoketju kattaa valtaosan koko hiilijalanjäljestä. Lukua ei synny ilman toimittajia. Tästä seuraa kaksi asiaa, jotka näkyvät jo pohjoismaisissa hankinnoissa:

• Vastuullisuusdata on siirtynyt liitteestä pisteytettäviin tarjouskriteereihin.
• Toimittajalistoja karsitaan. Kun ostaja on aiemmin hallinnoinut satoja pieniä toimittajia, datan jahtaaminen jokaiselta erikseen käy mahdottomaksi — ja lista lyhenee.

Toimittaja, joka pystyy vastaamaan uskottavasti, pysyy listalla. Toimittaja, joka ei pysty vastaamaan tai jonka arviot hajoavat ensimmäiseen tarkentavaan kysymykseen, jää hiljalleen kutsumatta.

Mitä VSME käytännössä vaatii

EFRAGin julkaisema VSME-standardi listaamattomille pk-yrityksille on olemassa juuri siksi, ettei tästä tulisi kaaosta. Sen sijaan että jokainen ostaja keksisi oman kyselylomakkeensa, VSME määrittelee yhteisen, pk-yrityksen kokoluokkaan suhteutetun tietojoukon.

Standardi rakentuu kahdesta moduulista:

• Perusmoduuli kattaa olennaisen: energiankulutuksen, kasvihuonekaasupäästöt, veden, jätteet ja henkilöstöä koskevat tiedot.
• Kattava moduuli tuo lisää taustaa niille, joiden asiakkaat tai rahoittajat tarvitsevat enemmän: tavoitteet, hallintokäytännöt ja arvoketjutiedot.

Useimmille toimittajille perusmoduuli vastaa suurimpaan osaan siitä, mitä iso asiakas kysyy. Juuri siihen se on tarkoitettu, ja se on huomattavasti kevyempi urakka kuin täysi ESRS-kokonaisuus, joka koskee kysymyksen esittäjää.

Puute on harvoin datassa. Se on rakenteessa.

Yleinen oletus on, että vastaaminen vaatii uutta mittaamista. Käytännössä suurin osa pohjatiedosta on jo talon sisällä:

• Energiankulutus löytyy sähkö- ja lämpölaskuilta.
• Polttoaineenkäyttö on kalusto- ja polttoainekorttitiedoissa.
• Jätemäärät ovat jäteyhtiön raporteilla.
• Henkilöstömäärä, vaihtuvuus ja koulutustunnit ovat palkka- ja HR-järjestelmissä.

Puuttuva osa on rakenne. Luvut ovat neljässä eri järjestelmässä, neljän eri ihmisen vastuulla, laskettu ilman yhtenäistä menetelmää eikä mistään käy ilmi, mihin yksittäinen luku perustuu. Yhdestä kyselystä selviää näinkin. Se lakkaa toimimasta, kun sama asiakas kysyy ensi vuonna uudestaan ja odottaa näkevänsä kehityksen — tai kun toinen asiakas kysyy samat asiat eri muodossa.

Käytännön järjestys seuraavalle vuosineljännekselle

Toimittajat, jotka hoitavat tämän hyvin, etenevät yleensä samassa järjestyksessä:

• Määritä raja ensin. Päätä mukaan tulevat yhtiöt ja toimipaikat ennen kuin keräät mitään. Rajauksen muuttaminen jälkikäteen tekee vertailusta kelvottoman.
• Aloita perusmoduulista. Käsittele sitä vastausten perustasona ja laajenna vain sinne, missä yksittäinen asiakas sitä aidosti tarvitsee.
• Kirjaa lähde, älä pelkkää lukua. Jokaisen luvun pitää olla jäljitettävissä laskuun, mittarilukemaan tai järjestelmäajoon. Tässä on ero vastauksen ja auditoitavan vastauksen välillä.
• Nimeä omistaja jokaiselle tiedolle. Raportointi kaatuu paljon useammin epäselvään vastuunjakoon kuin menetelmiin.
• Oleta, että tämä toistuu. Rakenna prosessi niin, että ensi vuosi on päivitys eikä uusi alku.

Kyselylomakkeesta kilpailueduksi

On olemassa versio, jossa kestävyysraportointi on jonkun toisen sääntelystä aiheutuva kustannus. Ja on toinen versio, jossa toimittaja, joka vastaa nopeasti, johdonmukaisesti ja todennettavasti, on selvästi helpompi ostokohde kuin kilpailijansa.

Ero näiden välillä on lähes kokonaan prosessikysymys. Planmark kerää VSME-datan kerran, pitää menetelmän ja jäljitysketjun kiinni jokaisessa luvussa ja tekee tuloksesta raportin, jonka voi lähettää asiakkaalle ilman että sitä rakennetaan alusta joka kerta kun kysymys esitetään.