Kestävyysraportoinnin heikoin lenkki

Data on valmis. Nyt alkaa kolmen viikon sähköpostiruljanssi.

Jokaisessa raportointikierroksessa on hetki, jota kukaan ei suunnittele mutta jonka kaikki tunnistavat. Data on kerätty. Luvut on tarkastettu. Kertova osuus on kirjoitettu ja hyväksytty. Ja sitten koko paketin pitäisi muuttua dokumentiksi, jota tiimin ulkopuolinen ihminen voi oikeasti lukea.

Tämä luovutus on kestävyysraportoinnin heikoin lenkki, eikä siitä juuri puhuta, koska se ei ole vaatimustenmukaisuusongelma. Se on tuotanto-ongelma. Se vain sattuu syömään ne viikot juuri ennen takarajaa, jolloin pelivaraa ei enää ole.

Miten luovutus yleensä menee

Kaava toistuu huomattavan samanlaisena hyvin erikokoisissa organisaatioissa:

• Luvut viedään raportointijärjestelmästä tai taulukosta Word-dokumenttiin.
• Dokumentti menee taittajalle, talon sisällä tai toimistoon, joka rakentaa sen uudelleen taitto-ohjelmassa.
• PDF palaa tarkastettavaksi, ja tarkastuksessa löytyy kolme lukua, jotka on sittemmin oikaistu.
• Korjaukset lähetetään sähköpostilla, sovelletaan käsin ja uusi PDF palautetaan.
• Joku huomaa, että sivun 12 kaavio näyttää yhä vanhaa lukua, koska kaaviot rakennettiin käsin.
• Tämä toistuu takarajaan asti, ei siihen asti kunnes dokumentti on oikein.

Jokainen yksittäinen vaihe on järkevä. Kokonaisuus on prosessi, jossa lopullinen, julkaistava ja ulkopuolisen tarkastelun kohteeksi joutuva tuotos kootaan kopioimalla lukuja sovelluksesta toiseen aikapaineessa.

Miksi tämä on datan eheysongelma eikä ulkoasukysymys

Asian voisi houkuttavasti luokitella estetiikaksi. Se ei ole sitä. Sillä hetkellä kun luku naputellaan taitto-ohjelmaan, se poistuu järjestelmästä, joka tuntee sen lähteen, menetelmän ja hyväksyntähistorian. Siitä eteenpäin se on pelkkää tekstiä sivulla.

Tällä on kaksi seurausta. Ensinnäkin oikaisut ovat yleisiä kierroksen loppupuolella, ja jokainen oikaisu on viettävä käsin dokumenttiin, jolla ei ole yhteyttä takaisin lähdedataan. Toiseksi julkaistu luku ja varmennettu luku voivat hiljaa ajautua erilleen, ja ainoa kontrolli sitä vastaan on se, että joku oikolukee huolellisesti yhdeltätoista illalla.

Organisaatioilla, jotka ovat käyneet varmennusprosessin läpi, on yleensä kertomus luvusta, joka oli oikein järjestelmässä ja väärin PDF:ssä.

Kustannus, jota kukaan ei budjetoi

Taiton suora kustannus on näkyvä: suunnittelutoimiston lasku, vastuullisuusraportissa usein tuhansissa euroissa. Se luku budjetoidaan ja hyväksytään.

Epäsuora kustannus jää harvoin kirjatuksi. Se on vastuullisuusjohtaja kolme viikkoa tarkastuskierroksessa, talouden controller tarkastamassa uudelleen lukuja jotka oli jo hyväksytty, viestintätiimi jahtaamassa versioita ja puristettu aikataulu joka työntää kaiken muun sivuun. Useimmilla tiimeillä tuo on selvästi suurempi luku, ja se toistuu joka vuosi.

Kysymys, joka kannattaa esittää ennen seuraavaa kierrosta

Ei miten saamme raportin näyttämään paremmalta, vaan kuinka monta kertaa ihminen kopioi luvun lähdejärjestelmän ja julkaistun PDF:n välillä.

Jos vastaus on enemmän kuin nolla, sieltä tarkastuskierrokset, versiosekaannus ja myöhäisillan oikoluku tulevat. Jokainen manuaalinen siirto on kohta, jossa julkaistu raportti voi lakata täsmäämästä sen takana olevan datan kanssa.

Ongelma on ratkaistavissa, ja sen ratkaiseminen muuttaa raportointikalenterin muotoa enemmän kuin mikään määrä lisäaikaa tiedonkeruussa. Palaamme tähän pian.