Vastuullisuusraportointi – Excel Template vai Raportointijärjestelmä

Vastuullisuusraportointi Excel:istä järjestelmään!

Kuten tiedämme, vastuullisuusraportointi (tai ESG-raportointi) ei ole vain suurten pörssiyhtiöiden velvollisuus vaan nykyaikainen vaatimus monelle toimittajalle, monelle myös direktiivin mukainen velvollisuus. Uudet EU-direktiivit, kuten CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), tuovat raportointivelvoitteen myös keskisuurille yrityksille.

Tämä tarkoittaa, että tuhansien suomalaisyritysten on jo nyt tai viimeistään lähivuosina raportoitava ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen ja hyvään hallintotapaan liittyvät tiedot tavalla, joka on läpinäkyvä, vertailukelpoinen ja säännelty. Tästähän koko vastuullisuusraportointi direktiivissä on kyse.

Kun raportointi tehdään järkevästi ja keskitetysti, voi vastuullisuusraportoinnissa tulla yritykselle jopa kilpailuvaltti. Missään nimessä raportointi ei saisi olla vastuullisuustyön päämäärä vaan sivutuote. Päämäärä on rakentaa vastuullisempia yrityksiä. Tästä syystä on tärkeää, että raportointi pidetään mahdollisimman yksinkertaisena ja kevyenä ylläpitää. Tätä varten on kehitetty vastuullisuusraportointi ohjelmistoja ja järjestelmiä.

Moni yritys aloittaa raportoinnin Excelillä, koska se on nopein ja helpoin tapa (tai näin siis kuvitellaan). Kuten tiedämme, nopein ja helpoin, harvoin on paras.  Ja pian esiin nousee kysymyksiä kuten: Onko tämä Excel nyt varmasti järkevin tapa? Onko aika siirtyä vastuullisuusraportoinnin järjestelmään? Mikä on hinta? Kuinka vaikea se on käyttää? Ja niin edelleen…

Vastaukset edellä oleviin kysymyksiin: Vastuullisuusraportointi ohjelmisto säästää noin 70-90% raportointiin kuluvasta työajasta. Käytännössä, yrityksestä riippuen säästö on noin 6.000 – 10.000€ kuukaudessa. Tässä ei vielä oteta huomioon sitä faktaa, että vastuullisuusraportointi järjestelmää käyttävän yrityksen vastuullisuudesta vastaavan ihmisen työaika voidaan käyttää johonkin järkevään asiaan joka aidosti parantaa yrityksen toiminta. Vastuullisuusraportointi ESG/CSRD raportointityökalun kustannus on 799,00€/kk, VSME raportointia tai muita perusraportointia tekevälle yrityksille 399,00€/kk (Hinnoittelu).

Raportointityökalun käyttöönotto vie korkeintaan päivän tai kaksi – riippuen olemassa olevan dokumentaation määrästä. Olemassa oleva dokumentaatio tuodaan järjestelmään työkalujen ja tekoälyn avulla hyvin nopeasti. Opit käyttämään järjestelmää käytännössä noin 2-3 tunnissa. Vastuullisuusraportointi järjestelmän käyttäminen on itse asiassa huomattavasti helpompaa kuin excelin käyttäminen.

Tässä artikkelissa käymme läpi:

• Mitä vastuullisuusraportointi tarkoittaa vuonna 2025

• Excelin hyödyt ja sudenkuopat

• Raportointijärjestelmän tuomat edut ja investoinnin takaisinmaksu

• Käytännön vertailutaulukon

• Tarjoamme esimerkin siitä, miltä teidän yrityksenne oma data voisi näyttää modernissa raportointijärjestelmässä

Mitä vastuullisuusraportointi on?

Vastuullisuusraportointi (ESG) tarkoittaa yrityksen toimien ja tulosten läpinäkyvää seurantaa kolmella pääalueella:

• E (Environmental): Ympäristövaikutukset, kuten energiankulutus, hiilijalanjälki, jätehuolto

• S (Social): Henkilöstön hyvinvointi, tasa-arvo, asiakastyytyväisyys, työturvallisuus

• G (Governance): Hallintotapa, eettisyys, läpinäkyvyys ja riskienhallinta

Vuonna 2025 vastuullisuusraportointi ei ole enää nice-to-have, vaan lainsäädännön ohjaama must-have.

ESG Excel Template: Helppo alku, mutta riittääkö pitkälle?

Monelle yritykselle Excel on luonnollinen lähtökohta. Se on tuttu, helposti muokattava ja kustannuksiltaan ilmainen (jos organisaatiolla on jo Office 365 -lisenssi).

Excelin hyödyt

• Nopea käyttöönotto – Kaikille tuttu työkalu, ei tarvitse lupaa käyttöönottoon.

• Joustava muokkaus – taulukkoa voi räätälöidä tarpeen mukaan.

• Kustannustehokas alkuvaiheessa – ei erillistä järjestelmäinvestointia. (Planmark hinnoittelu)

Excelin haitat

• Suuri virheriski – manuaaliset syötöt ja kaavat altistuvat inhimillisille virheille.

• Tietojen hajanaisuus – dataa kertyy eri lähteistä, eikä keskitettyä näkymää synny.

• Ei reaaliaikaisuutta – raportti tehdään usein kerran vuodessa, jolloin tiedot vanhenevat nopeasti.

• Rajoittunut analytiikka – trendien ja KPI-mittareiden seuraaminen on työlästä.

• Päivittyvä vastuullisuusdirektiivi – Excel Template ei päivity automaattisesti direktiivin mukaiseksi.

• Ei sisäänrakennettua CSRD-yhteensopivuutta – vaatii paljon käsityötä ja asiantuntemusta.

• Erittäin työläs – Kaikki raportointi pitää tehdä käsin

Käytännössä, olemme nähneet eurooppalaisia yrityksiä, joissa jopa 4-5 ihmistä tekevät töitä täysipäiväisesti useiden eri excel versioiden parissa. Tämä on todella kallista ajankäyttöä.

Vastuullisuusraportointi -järjestelmä: Kustannus vai investointi?

Kun vastuullisuusraportointi tai raportti edistyy, Excelin rajat tulevat nopeasti vastaan. Tässä kohtaa järjestelmä tarjoaa selkeitä etuja.

Raportointijärjestelmän hyödyt

• Direktiivien mukainen raportointi – valmiiksi rakennettu ja automaattisesi päivittyvä CSRD-yhteensopivuus.

• Reaaliaikainen seuranta – data päivittyy jatkuvasti.

• Automaattinen datankeruu – vähentää manuaalista työtä ja virheitä.

• Visuaaliset dashboardit – helppo ymmärtää ja viestiä sidosryhmille.

• Parempi tietoturva – ei riskiä, että kriittinen Excel-tiedosto katoaa.

• Skaalautuvuus – toimii myös, kun yrityksen raportointivelvoitteet kasvavat. Toimii kansainvälisisille organisaatioille.

• Tiedostot keskitetysti yhdessä paikassa – kaikki raportointiin liittyvä materiaali helposti hallittavissa ja löydettävissä yhdestä järjestelmästä.

Haasteet

• Käyttöönotto vaatii sisäisen hyväksynnän – Työkalun käyttö on niin helppoa, että vastuullisuudesta vastaavat ihmiset oppivat käyttämään sitä noin tunnissa. Suurin haaste vastuullisuusraportointi järjestelmän käyttöönotossa on tyypillisesti vain sisäisen lupaprosessi.

Excel Template vs. ESG Raportointijärjestelmä – Vertailutaulukko

Vastuullisuusraportti -esimerkki: Miltä teidän oma datanne voisi näyttää?

Moni yritys pohtii: “Onko järjestelmä oikeasti meille hyödyllinen, vai riittääkö Excel?”

Paras tapa vastata tähän on katsoa omaa dataa kahdella eri tavalla:

• Excelissä: sarakkeita, rivejä, manuaalisia kaavoja → vaikea hahmottaa kokonaisuutta.

• Järjestelmässä: dynaamiset dashboardit, jotka näyttävät reaaliaikaisesti missä raportoinnin osalta mennään

HUOM: Tarjoamme mahdollisuuden maksuttomaan esimerkkiraporttiin omasta datastanne. Näin näette, miten järjestelmä eroaa Excelistä juuri teidän tilanteessanne. Järjestelmä osaa lukea olemassa olevaa dataa monessa eri formaatissa. Ole rohkeasti yhteydessä, tehdään teille esimerkki raportti teidän oman datan avulla.

Excel-template voi olla alku – mutta järjestelmä maksaa itsensä takaisin päivässä

Jos päättäjä yrityksessänne miettii: “Onko raportointijärjestelmä pakollinne kulu?”. 

Kokemus osoittaa, että järjestelmän ROI syntyy kolmesta tekijästä:

1. Ajanasäästö: Jos vastuullisuusraportointi excelissä ottaa esimerkiksi 3–4 kuukautta, järjestelmän avulla tämä aika lyhenee päiviin. Pelkästään ajansäästö on moninkertainen verrattuna kuluun.

2. Virheiden vähentäminen: Virheellinen raportointi aiheuttaa haittaa yrityksen maineelle, tai jopa juridisia ongelmia.

3. Parempi päätöksenteko: Reaaliaikainen data auttaa tekemään strategisia päätöksiä, ei vain täyttämään velvoitteita.

Monelle yritykselle on oleellista myös pystyä tekemään erilaisia raportteja vaikka viikottain – esimerkiksi tarjouskilpailuja varten. Tämä on mahdollista vain raportointijärjestelmän avulla.

Johtopäätös

Excel-template voi tuntua hyvältä ja tutulta, mutta vastuullisuusraportoinnin vaatimukset kasvavat nopeasti. Raportointijärjestelmä ei ole vain compliance-työkalu, vaan myös strateginen investointi, joka tuo läpinäkyvyyttä, säästää resursseja ja vahvistaa yrityksen brändiä vastuullisena toimijana.

Haluatko nähdä, miltä teidän vastuullisuusraporttinne voisi näyttää järjestelmässä?
Pyydä maksuton esimerkkiraportti omasta datastanne – se antaa teille arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.